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森羅万象から学ぶブログ

OmniFocusで資料を整理する方法

OmniFocusを使って電子ファイルを管理している。

PDFとかWord、Excelとかそう言ったものだ。

 

物理的に存在する資料は、基本的に超整理法で封筒に詰めて管理している。

 

「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)

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ただ最近は紙でないデータも増えてきて、例えば今だと就職活動用の履歴書や職務経歴書のファイルを整理して置いておく必要がある。

 

GTDの資料/ReferenceをOmniFocusで管理しようと思うと、OmniFocusからそのファイルに飛べる状況を作ればいい。

これを実現するためにOmniFocusにはファイル添付機能があるのだが、この機能はOmniFocusそのものにデータが取り込まれるのではなく、ファイルの絶対パスをOmniFocusに割り当てられるということみたいである。

 

つまり、ファイルの場所を変更してしまうとOmniFocusから参照できなくなる。

 

そこで、OmniFocusで管理したいファイルを一つのフォルダに集めて、整理だけOmniFocusでやるという結論に至った。

 

変更する必要の無いであろう場所に「OmniFocus」と名付けたフォルダを作って、その中にいろんなファイルを入れる。

右クリックからOmniFocusに送れるので、後は分かりやすい名前に変更しておけばいい。

ちなみに私はDropbox直下に置いてます。

 

一つ問題は、絶対パスで特定するので、ファイル名を変更すると参照できないということ。

ファイルの末尾に日付を入れたりする場合は注意が必要。

これはOmniFocus側で日付等を管理し、実際に送信する際のみ複製してファイル名を変えるなどの工夫が必要だろう。

 

とはいえパスポートや免許証などをPDF化しておくと、コピーする必要が出た際に非常にスムーズにことを済ませられる。

 

他にもバスの路線図なんかを置いておけば、観光の予定を組む際に使えたりする。

 

本当の一元管理のためには有用だと思うので、是非活用してみてください。

 

 

 

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 今から買うならこっちのユニバーサル版推奨とのこと。

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全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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