森羅万象から学ぶブログ

プロジェクト管理とタスク管理を分ける

最近また試行錯誤しているタスク管理ツールの話。

 

マニャーナの法則を読んでデイリー手帳にタスクを書いていく方法を考えたが、繰り返しタスクをどうするなど面倒なため断念。それほど細かくしない人はこの方法でも問題ないと思う。

 

結局Toodledoで時間帯コンテキストを作って、淡々とこなしていく方法に戻った。

こんな感じ。

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仕事の日も休みの日も大まかな流れがコンテキスト上で再現できるよう設定。

ここからが本題だが、タスクシュート的なタスク管理をしていると、重要な期日も細かい雑務も全て並列に並んでしまう。

このやり方だけで運用しようとすると、いつまでに何を達成すべきなのか?GTDで言うところのプロジェクトが可視化されないと言う問題がある。

フォルダを日付順に並べてみるものの、今度はタスクを追加するたびフォルダに振り分けると言う面倒が発生する。

 

プロジェクトと個々のタスクが完全に紐づいていることは好ましい。だが現実的にはそれは難しく、人間の頭はそれを補う能力を持っている。

 

ならばプロジェクトを一覧する役割を別に持たせて、Toodledoは日々のタスクを網羅することに専念させてはどうか?

 

という訳でプロジェクトを一覧するためのツールを考えてみる。

 

まずWunderlistだが、フォルダやリストでタスクを振り分けられ、リストごとに共有できるためチームメンバー間での共有に最適かと思った。だがリスト全てを期限順に見る方法がなかったため断念。リストごとに期限順に並べ換える必要があり、これは大きな手間である。

 

理想としては、情報を入力して、それを自由に並べ替えたりフィルタをかけて表示するものである。もう一つToodledoアカウントを持てばできるといえばできるのだが、、、

それだけToodledoがなんでもできるツールなんだろう。

 

次にOmniFocusは理想的なツールだが、共有できないしMacでしか使えないため断念。

Trelloは繰り返しタスクが弱すぎる。

 

プロジェクト管理ツールでやりたかったもう一つのこととして、コメント機能で進捗を管理できることがある。

 

今やるべきことはないを実現するには、やるべきことをすでにやったか、やるべき時にやることとしてタスク管理ツールに登録したかのどちらかであることがわかる仕組みが必要である。

 

コメント機能があれば、たまに振り返ってやるタスクがあればToodledoに、待ち状態なら何待ちなのか言葉で時系列に残すことができる。

 

ここまで出た必要条件は以下の通り。

・全てのタスクを期限順に一覧表示できる。

・フォルダやリストのような機能で、プロジェクトが何に属するか設定できる。

・プロジェクトのくくりごとに共有できる機能がある。

・コメント機能で、進捗を時系列に記録できる。

・繰り返しのプロジェクトも登録できる。

 

ここまで条件を絞るともう該当するサービスはそんなに多くない。

全てのタスクを期限順に一覧表示できればWunderlist一択だったのだが、、、

Asanaも試したけどWorkspaceをまたいだ一覧表示方法が分からなかったため断念。

 

そろそろ結論に行くと、上記の条件を満たすツールはTodoistである。

 

Todoist: Todoリスト | タスク管理

Todoist: Todoリスト | タスク管理

  • Doist
  • 仕事効率化
  • 無料

 タスク管理ツールとしてはいささか細かい設定に物足りなさを感じたが、プロジェクトだけを管理するものとしては全ての条件を満たす優れものである。

本当はカレンダー表示ができれば良かったんだけど、そこはカレンダーフィードでOutlookGoogle Calendarで表示できるからOK

 

階層化も3つまでできるので、PrivateとWorkというくくりを作ってフィルターで見れるようにしておけばいい。

もっというとフィルター表示への導線が2クリックなのが嫌だとか、WunderlistはMicroSoftアカウントと連携できるからカレンダー表示が楽でいいとか共有しやすいとか色々あるけど、とりあえずはこれがベストチョイスか。

 

これだけあれこれやっても結局明日会社行ったらOffice Plannerで実現できないか確認するんだけど。

 

タスク管理は行動できない意識高い系の十八番のように蔑まれがちだが、本当に重要なスキル。何の仕事するにも忘れてましたとかいう奴は信頼されないから。

 

余談だけどツール分けちゃえばGTDのプロジェクトの概念を理解してタスクとプロジェクトをかっちり分けてできるようになるんじゃないかな。

 

Todoistがまさかこんな形で私の生活に食い込んでくるとは思わなかった。

色々試しとけば、こういう時に助けてくれるよというお話。

 

以上。