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森羅万象から学ぶブログ

公開Trelloの可能性

最近Trelloというサービスにハマっている。というより、ものすごく可能性のあるサービスだと感じている。

Trello

Trello

  • Trello, Inc.
  • 仕事効率化
  • 無料

 

Trelloを一言で表すなら、「デジタル付箋」だと思う。

付箋を手帳整理に使ったり、読書メモに使ったり、電話連絡メモに使ったりするように、Trelloも多種多様な使い方が想定されている。

 

有名どころでは、Webサービス開発の公開ロードマップとして使用されたりしている。

例えばSlackのロードマップ。

https://trello.com/b/ZnTQyumQ/slack-platform-roadmap-for-developers

 

労働者間での案件共有と公開ロードマップを兼ね備えるこの使い方は実に画期的であると思う。

政府や学校、自治体なんかでも使える使い方だと思う。

 

こういった使い方から派生して、個人的にいくつか公開Trelloを作成してみた。

情報がそこそこ集まってきたら、追って公開していく予定。

 

今のところ、やりたいこと、オススメの本、デジタルマーケティング情報まとめ、タスク管理情報まとめ辺りを作成しているところである。

 

とりあえずTrelloの使い方をまとめているボードを公開。

https://trello.com/b/Uv62MoTA

 

本当に流行らないかなーTrello。

書きたい

たまに読みたいなと思ってひたすらに本を読み耽る。

最近は主に、短編集を手に取ることが多い。手っ取り早く物語の中に入っていけるからだ。

 

一定時間読むと、書きたくなる。何かを取り込むと、そこから何かを生み出したくなる。

 

「全てが語られることなんて、決して無いんだ」

KREVAの一節である。

 

素人の絞り出した言葉なんかに、大した意味はないかもしれない。

ただその瞬間を言葉でも写真でも残しておけば、いつか誰かの何かになるかもしれない。誰かのといったが、たいていは「自分の」である。

 

「全てが語られることなんて決して無いのだから、誰でも何でも語っていい。」

この一節には、そんな自由の叫びがあると勝手に思っている。

プロジェクト管理とタスク管理を分ける

最近また試行錯誤しているタスク管理ツールの話。

 

マニャーナの法則を読んでデイリー手帳にタスクを書いていく方法を考えたが、繰り返しタスクをどうするなど面倒なため断念。それほど細かくしない人はこの方法でも問題ないと思う。

 

結局Toodledoで時間帯コンテキストを作って、淡々とこなしていく方法に戻った。

こんな感じ。

f:id:nishiotsutomu:20170320232921p:plain

 

仕事の日も休みの日も大まかな流れがコンテキスト上で再現できるよう設定。

ここからが本題だが、タスクシュート的なタスク管理をしていると、重要な期日も細かい雑務も全て並列に並んでしまう。

このやり方だけで運用しようとすると、いつまでに何を達成すべきなのか?GTDで言うところのプロジェクトが可視化されないと言う問題がある。

フォルダを日付順に並べてみるものの、今度はタスクを追加するたびフォルダに振り分けると言う面倒が発生する。

 

プロジェクトと個々のタスクが完全に紐づいていることは好ましい。だが現実的にはそれは難しく、人間の頭はそれを補う能力を持っている。

 

ならばプロジェクトを一覧する役割を別に持たせて、Toodledoは日々のタスクを網羅することに専念させてはどうか?

 

という訳でプロジェクトを一覧するためのツールを考えてみる。

 

まずWunderlistだが、フォルダやリストでタスクを振り分けられ、リストごとに共有できるためチームメンバー間での共有に最適かと思った。だがリスト全てを期限順に見る方法がなかったため断念。リストごとに期限順に並べ換える必要があり、これは大きな手間である。

 

理想としては、情報を入力して、それを自由に並べ替えたりフィルタをかけて表示するものである。もう一つToodledoアカウントを持てばできるといえばできるのだが、、、

それだけToodledoがなんでもできるツールなんだろう。

 

次にOmniFocusは理想的なツールだが、共有できないしMacでしか使えないため断念。

Trelloは繰り返しタスクが弱すぎる。

 

プロジェクト管理ツールでやりたかったもう一つのこととして、コメント機能で進捗を管理できることがある。

 

今やるべきことはないを実現するには、やるべきことをすでにやったか、やるべき時にやることとしてタスク管理ツールに登録したかのどちらかであることがわかる仕組みが必要である。

 

コメント機能があれば、たまに振り返ってやるタスクがあればToodledoに、待ち状態なら何待ちなのか言葉で時系列に残すことができる。

 

ここまで出た必要条件は以下の通り。

・全てのタスクを期限順に一覧表示できる。

・フォルダやリストのような機能で、プロジェクトが何に属するか設定できる。

・プロジェクトのくくりごとに共有できる機能がある。

・コメント機能で、進捗を時系列に記録できる。

・繰り返しのプロジェクトも登録できる。

 

ここまで条件を絞るともう該当するサービスはそんなに多くない。

全てのタスクを期限順に一覧表示できればWunderlist一択だったのだが、、、

Asanaも試したけどWorkspaceをまたいだ一覧表示方法が分からなかったため断念。

 

そろそろ結論に行くと、上記の条件を満たすツールはTodoistである。

 

Todoist: Todoリスト | タスク管理

Todoist: Todoリスト | タスク管理

  • Doist
  • 仕事効率化
  • 無料

 タスク管理ツールとしてはいささか細かい設定に物足りなさを感じたが、プロジェクトだけを管理するものとしては全ての条件を満たす優れものである。

本当はカレンダー表示ができれば良かったんだけど、そこはカレンダーフィードでOutlookGoogle Calendarで表示できるからOK

 

階層化も3つまでできるので、PrivateとWorkというくくりを作ってフィルターで見れるようにしておけばいい。

もっというとフィルター表示への導線が2クリックなのが嫌だとか、WunderlistはMicroSoftアカウントと連携できるからカレンダー表示が楽でいいとか共有しやすいとか色々あるけど、とりあえずはこれがベストチョイスか。

 

これだけあれこれやっても結局明日会社行ったらOffice Plannerで実現できないか確認するんだけど。

 

タスク管理は行動できない意識高い系の十八番のように蔑まれがちだが、本当に重要なスキル。何の仕事するにも忘れてましたとかいう奴は信頼されないから。

 

余談だけどツール分けちゃえばGTDのプロジェクトの概念を理解してタスクとプロジェクトをかっちり分けてできるようになるんじゃないかな。

 

Todoistがまさかこんな形で私の生活に食い込んでくるとは思わなかった。

色々試しとけば、こういう時に助けてくれるよというお話。

 

以上。

ツイート振り返り 20170312

最近のツイート振り返り。

 

JayBird BlueBuds Xを紛失したっぽいので購入。まだきてないけど、iPhone持ちならベストチョイスじゃないかと。イヤホンジャックなくなった人は思い切ってBluetoothにしちゃって欲しい。排便しながら音楽が聴けたり、靴を履く時にイヤホンが引っかかって断線したりしなくなって幸せになれるから。

 

マニャーナの法則を読んでたらやたらと仕組みとかシステムという言葉が出てきた。実際仕事とかでやるしかないやろとか、そういうものとかいう人いるじゃないですか。ああいうのダメなんですよね。短期的には仕方ないかもしれないけど、長期的に仕方ないとしたらそれは思考停止なんで気をつけたい。

 

 

知人のバーに行ってきた。ピーナッツの殻を床に落とすのはどうやら70年代のアメリカスタイルらしい。知らない人が行ったらただの掃除サボってるバー。マーケティングって難しいね。

 

これは結構ビッグニュース。速攻ポチった。本当は自己啓発本みたいなの書いて欲しいんですけどね。このロクでもない世界を少し幸せに生きる天才だと思うから。

今年の春は、とびきり素敵な春にするってさっき決めた

今年の春は、とびきり素敵な春にするってさっき決めた

 

 

仕事が増えてからなのか怒られてからなのか、生産性がぐっと上がった。

やったことはToodledoのフル活用と、メールのレスをとにかく速くすること。

できる仕事の量を増やさないと成長しないと思うので、どんなにつまらない仕事をしていても、生産性は最大化すべき。

 

Toodledo: Todo Lists - Notes - Outlines - Habits

Toodledo: Todo Lists - Notes - Outlines - Habits

  • Toodledo
  • 仕事効率化
  • ¥360

 

Todoistの階層化がすごい良いなと思って有料プラン試したけど、Web版の画面幅が狭すぎるという変な欠点により離脱。大量のタスク管理するのに、画面をフルで使えないのは辛すぎる。結局Toodledoのすごさに気付かされただけだった。ちなみにTrelloは繰り返し機能弱すぎ、Wunderlistは平日のみの繰り返しできない、リストをアーカイブできない、OmniFocusはMacでしか使えないなど、必ず何かできないことがある模様。

 

Todoist: Todoリスト | タスク管理

Todoist: Todoリスト | タスク管理

  • Doist
  • 仕事効率化
  • 無料

 

こないだもちょっと話してたBIGLOBE SIM。YouTubeやAbemaTVも追加されて音楽・動画視聴には最適。DMM、dアニメ、dTV、スポナビライブ、Prime Video、Huluなんかにもそのうち対応してきそうな感じで対応サービスを順次拡大してる印象。

 

これむっちゃ嫌なんですけど回避する方法ないのかな?今も過去の検索に「街コン」って出てて恥ずかしい。

 

2030年くらいまでには当たり前になってるんじゃないかと思ってて、そうしたら第二の人生として全く別のことに従事したい。2040年に50歳だから、全然違う生き方も想定しておいた方がいい。いろんな知識が後々役に立つ可能性が高まってる。

 

リステリン買ったけど本当に押すだけですごく良い。あらゆる製品のものが出てきて欲しい。

 

これ思ってたんだけど、実際には公式アプリユーザーがかなり多いみたい。公式なんて使いにくくて仕方ないんだが、、、

 

想定通りエロ動画DLしなければいける。したらすぐ死ぬ。

大阪地下鉄は全くと言っていいほど入らない。新幹線もしかり。UQ公式で買えば新幹線Wi-Fi使えるっぽいから多少高くてもそっちがいいかも。他は概ね満足してる。

 

この辺もToodledoが勝ってるところ。ぽっと出のタスク管理ツールにはこういう気の利いた機能はない。

 

おやすみなさい。

『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』を読んで

前から気になっていたマニャーナの法則の新版が出ていたため読んだ。

 

基礎にはGTD的な要素やタスクを分解する、集中してタスクに取り組むなどよく見る要素があるが、この方法論のすごいところは「基本的に明日やる」というところだ。

 

ホワイトカラーの仕事をしている人は同感すると思うが、我々はとにかく割り込みの仕事が多い。

今日は順調に仕事が進んでいるなと思っていても、18時に受けた一通のメールで全てがひっくり返ることも珍しくない。

 

マニャーナの法則ではそれを「衝動的な脳」による対応だと指摘し、「理性的な脳」で対処するよう諭している。

そしてそのための基本的原則が、「今日発生したタスクは明日やる」なのだ。

 

実際の運用では、デイリー手帳をオススメしていて、今日発生したタスクは明日の欄に書くよう推奨されている。

私の場合はToodledoのカレンダービューで管理しようと思っている。

 

読む前はタスクを明日に回してそんなんで仕事が回るのか?と思っていたが、逆に言えば今日発生したタスクに明日必ず手がつけられるんだから、少しずつでも仕事が前に進むということである。

 

通常のタスク管理はタスクと日付を区切って登録して期限順に仕事を終わらせていくようなものが多いが、この場合期限ギリギリまで仕事が放置されることが非常に多い。

それは今日やるタスクにどんどん仕事が追加されてしまうため、常に緊急の仕事に手一杯になってしまうからだろう。

 

マニャーナの法則を忠実に実行した場合、導入期はおそらくタスクオーバーになると思う。

だが流れに乗ってくると、常にタスクが発生した次の日にはタスクが少しでも進んでいる状態になるのではと思っている。

これまで納期から逆算してスタートを切っていた仕事の「とりあえず一歩」が、かなり早い段階でできるようになるんじゃないかと見ている。

 

タスクに取り掛かった段階であれもやらなきゃ、これもやらなきゃとなったら、それらは全て明日のタスクとして処理すればいい。これだけでもタスクに取り掛かるハードルがぐっと下がるんじゃないかと感じている。

 

プライベートのタスクに関しては、時間がかかるものはまとめて次の土曜にやるよう設定すればいい。2ヶ月先まで期限がある免許更新も、とりあえず次できる時にするという流れが作れればもう少し余暇の時間へも目が向いてくるだろう。

 

タスク管理が難しくなりすぎていると感じるので、今すぐやる、今日やる、明日やるの3つに分ければいいというのは画期的な考え方だ。

 

うまく回り出したら、これまでとの比較も踏まえてまた紹介したい。

 

 

 

 

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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Toodledo: Todo Lists - Notes - Outlines - Habits

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