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森羅万象から学ぶブログ

プロジェクト管理とタスク管理を分ける

最近また試行錯誤しているタスク管理ツールの話。

 

マニャーナの法則を読んでデイリー手帳にタスクを書いていく方法を考えたが、繰り返しタスクをどうするなど面倒なため断念。それほど細かくしない人はこの方法でも問題ないと思う。

 

結局Toodledoで時間帯コンテキストを作って、淡々とこなしていく方法に戻った。

こんな感じ。

f:id:nishiotsutomu:20170320232921p:plain

 

仕事の日も休みの日も大まかな流れがコンテキスト上で再現できるよう設定。

ここからが本題だが、タスクシュート的なタスク管理をしていると、重要な期日も細かい雑務も全て並列に並んでしまう。

このやり方だけで運用しようとすると、いつまでに何を達成すべきなのか?GTDで言うところのプロジェクトが可視化されないと言う問題がある。

フォルダを日付順に並べてみるものの、今度はタスクを追加するたびフォルダに振り分けると言う面倒が発生する。

 

プロジェクトと個々のタスクが完全に紐づいていることは好ましい。だが現実的にはそれは難しく、人間の頭はそれを補う能力を持っている。

 

ならばプロジェクトを一覧する役割を別に持たせて、Toodledoは日々のタスクを網羅することに専念させてはどうか?

 

という訳でプロジェクトを一覧するためのツールを考えてみる。

 

まずWunderlistだが、フォルダやリストでタスクを振り分けられ、リストごとに共有できるためチームメンバー間での共有に最適かと思った。だがリスト全てを期限順に見る方法がなかったため断念。リストごとに期限順に並べ換える必要があり、これは大きな手間である。

 

理想としては、情報を入力して、それを自由に並べ替えたりフィルタをかけて表示するものである。もう一つToodledoアカウントを持てばできるといえばできるのだが、、、

それだけToodledoがなんでもできるツールなんだろう。

 

次にOmniFocusは理想的なツールだが、共有できないしMacでしか使えないため断念。

Trelloは繰り返しタスクが弱すぎる。

 

プロジェクト管理ツールでやりたかったもう一つのこととして、コメント機能で進捗を管理できることがある。

 

今やるべきことはないを実現するには、やるべきことをすでにやったか、やるべき時にやることとしてタスク管理ツールに登録したかのどちらかであることがわかる仕組みが必要である。

 

コメント機能があれば、たまに振り返ってやるタスクがあればToodledoに、待ち状態なら何待ちなのか言葉で時系列に残すことができる。

 

ここまで出た必要条件は以下の通り。

・全てのタスクを期限順に一覧表示できる。

・フォルダやリストのような機能で、プロジェクトが何に属するか設定できる。

・プロジェクトのくくりごとに共有できる機能がある。

・コメント機能で、進捗を時系列に記録できる。

・繰り返しのプロジェクトも登録できる。

 

ここまで条件を絞るともう該当するサービスはそんなに多くない。

全てのタスクを期限順に一覧表示できればWunderlist一択だったのだが、、、

Asanaも試したけどWorkspaceをまたいだ一覧表示方法が分からなかったため断念。

 

そろそろ結論に行くと、上記の条件を満たすツールはTodoistである。

 

Todoist: Todoリスト | タスク管理

Todoist: Todoリスト | タスク管理

  • Doist
  • 仕事効率化
  • 無料

 タスク管理ツールとしてはいささか細かい設定に物足りなさを感じたが、プロジェクトだけを管理するものとしては全ての条件を満たす優れものである。

本当はカレンダー表示ができれば良かったんだけど、そこはカレンダーフィードでOutlookGoogle Calendarで表示できるからOK

 

階層化も3つまでできるので、PrivateとWorkというくくりを作ってフィルターで見れるようにしておけばいい。

もっというとフィルター表示への導線が2クリックなのが嫌だとか、WunderlistはMicroSoftアカウントと連携できるからカレンダー表示が楽でいいとか共有しやすいとか色々あるけど、とりあえずはこれがベストチョイスか。

 

これだけあれこれやっても結局明日会社行ったらOffice Plannerで実現できないか確認するんだけど。

 

タスク管理は行動できない意識高い系の十八番のように蔑まれがちだが、本当に重要なスキル。何の仕事するにも忘れてましたとかいう奴は信頼されないから。

 

余談だけどツール分けちゃえばGTDのプロジェクトの概念を理解してタスクとプロジェクトをかっちり分けてできるようになるんじゃないかな。

 

Todoistがまさかこんな形で私の生活に食い込んでくるとは思わなかった。

色々試しとけば、こういう時に助けてくれるよというお話。

 

以上。

ツイート振り返り 20170312

最近のツイート振り返り。

 

JayBird BlueBuds Xを紛失したっぽいので購入。まだきてないけど、iPhone持ちならベストチョイスじゃないかと。イヤホンジャックなくなった人は思い切ってBluetoothにしちゃって欲しい。排便しながら音楽が聴けたり、靴を履く時にイヤホンが引っかかって断線したりしなくなって幸せになれるから。

 

マニャーナの法則を読んでたらやたらと仕組みとかシステムという言葉が出てきた。実際仕事とかでやるしかないやろとか、そういうものとかいう人いるじゃないですか。ああいうのダメなんですよね。短期的には仕方ないかもしれないけど、長期的に仕方ないとしたらそれは思考停止なんで気をつけたい。

 

 

知人のバーに行ってきた。ピーナッツの殻を床に落とすのはどうやら70年代のアメリカスタイルらしい。知らない人が行ったらただの掃除サボってるバー。マーケティングって難しいね。

 

これは結構ビッグニュース。速攻ポチった。本当は自己啓発本みたいなの書いて欲しいんですけどね。このロクでもない世界を少し幸せに生きる天才だと思うから。

今年の春は、とびきり素敵な春にするってさっき決めた

今年の春は、とびきり素敵な春にするってさっき決めた

 

 

仕事が増えてからなのか怒られてからなのか、生産性がぐっと上がった。

やったことはToodledoのフル活用と、メールのレスをとにかく速くすること。

できる仕事の量を増やさないと成長しないと思うので、どんなにつまらない仕事をしていても、生産性は最大化すべき。

 

Toodledo: Todo Lists - Notes - Outlines - Habits

Toodledo: Todo Lists - Notes - Outlines - Habits

  • Toodledo
  • 仕事効率化
  • ¥360

 

Todoistの階層化がすごい良いなと思って有料プラン試したけど、Web版の画面幅が狭すぎるという変な欠点により離脱。大量のタスク管理するのに、画面をフルで使えないのは辛すぎる。結局Toodledoのすごさに気付かされただけだった。ちなみにTrelloは繰り返し機能弱すぎ、Wunderlistは平日のみの繰り返しできない、リストをアーカイブできない、OmniFocusはMacでしか使えないなど、必ず何かできないことがある模様。

 

Todoist: Todoリスト | タスク管理

Todoist: Todoリスト | タスク管理

  • Doist
  • 仕事効率化
  • 無料

 

こないだもちょっと話してたBIGLOBE SIM。YouTubeやAbemaTVも追加されて音楽・動画視聴には最適。DMM、dアニメ、dTV、スポナビライブ、Prime Video、Huluなんかにもそのうち対応してきそうな感じで対応サービスを順次拡大してる印象。

 

これむっちゃ嫌なんですけど回避する方法ないのかな?今も過去の検索に「街コン」って出てて恥ずかしい。

 

2030年くらいまでには当たり前になってるんじゃないかと思ってて、そうしたら第二の人生として全く別のことに従事したい。2040年に50歳だから、全然違う生き方も想定しておいた方がいい。いろんな知識が後々役に立つ可能性が高まってる。

 

リステリン買ったけど本当に押すだけですごく良い。あらゆる製品のものが出てきて欲しい。

 

これ思ってたんだけど、実際には公式アプリユーザーがかなり多いみたい。公式なんて使いにくくて仕方ないんだが、、、

 

想定通りエロ動画DLしなければいける。したらすぐ死ぬ。

大阪地下鉄は全くと言っていいほど入らない。新幹線もしかり。UQ公式で買えば新幹線Wi-Fi使えるっぽいから多少高くてもそっちがいいかも。他は概ね満足してる。

 

この辺もToodledoが勝ってるところ。ぽっと出のタスク管理ツールにはこういう気の利いた機能はない。

 

おやすみなさい。

『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』を読んで

前から気になっていたマニャーナの法則の新版が出ていたため読んだ。

 

基礎にはGTD的な要素やタスクを分解する、集中してタスクに取り組むなどよく見る要素があるが、この方法論のすごいところは「基本的に明日やる」というところだ。

 

ホワイトカラーの仕事をしている人は同感すると思うが、我々はとにかく割り込みの仕事が多い。

今日は順調に仕事が進んでいるなと思っていても、18時に受けた一通のメールで全てがひっくり返ることも珍しくない。

 

マニャーナの法則ではそれを「衝動的な脳」による対応だと指摘し、「理性的な脳」で対処するよう諭している。

そしてそのための基本的原則が、「今日発生したタスクは明日やる」なのだ。

 

実際の運用では、デイリー手帳をオススメしていて、今日発生したタスクは明日の欄に書くよう推奨されている。

私の場合はToodledoのカレンダービューで管理しようと思っている。

 

読む前はタスクを明日に回してそんなんで仕事が回るのか?と思っていたが、逆に言えば今日発生したタスクに明日必ず手がつけられるんだから、少しずつでも仕事が前に進むということである。

 

通常のタスク管理はタスクと日付を区切って登録して期限順に仕事を終わらせていくようなものが多いが、この場合期限ギリギリまで仕事が放置されることが非常に多い。

それは今日やるタスクにどんどん仕事が追加されてしまうため、常に緊急の仕事に手一杯になってしまうからだろう。

 

マニャーナの法則を忠実に実行した場合、導入期はおそらくタスクオーバーになると思う。

だが流れに乗ってくると、常にタスクが発生した次の日にはタスクが少しでも進んでいる状態になるのではと思っている。

これまで納期から逆算してスタートを切っていた仕事の「とりあえず一歩」が、かなり早い段階でできるようになるんじゃないかと見ている。

 

タスクに取り掛かった段階であれもやらなきゃ、これもやらなきゃとなったら、それらは全て明日のタスクとして処理すればいい。これだけでもタスクに取り掛かるハードルがぐっと下がるんじゃないかと感じている。

 

プライベートのタスクに関しては、時間がかかるものはまとめて次の土曜にやるよう設定すればいい。2ヶ月先まで期限がある免許更新も、とりあえず次できる時にするという流れが作れればもう少し余暇の時間へも目が向いてくるだろう。

 

タスク管理が難しくなりすぎていると感じるので、今すぐやる、今日やる、明日やるの3つに分ければいいというのは画期的な考え方だ。

 

うまく回り出したら、これまでとの比較も踏まえてまた紹介したい。

 

 

 

 

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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Toodledo: Todo Lists - Notes - Outlines - Habits

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ツイート振り返り20170122

Twitterを振り返るという形でブログを書いてみようと思う。

ほとんどの思考の断片はTwitterに上がっているので

 

最近というか前からよく考えているテーマの一つで。

生産性を重視すると何かが失われるのか?という問いを投げかけるべきだと思う。

この問題は「対面でないと話せないことがあるのか?」に帰結すると思っていて、ある話は対面でしかできないと考えているならそういった概念を取り払っていくべきだし、ログが残ってはいけないやり取りがあるならそれもできる限り排除していくべし。黒い仕事はしたくない。

 

単純に苦しみながら仕事するのが好きではないので。

苦しみながら仕事してもいいもの生まれないと思う。

7日後に思い出すべき情報は7日後に通知されるよう仕込んでおくべきだし、全ての仕事の期限を情報として整理して、常に最適な行動選択ができるようにしておくべきだと思う。

それでやり方が間違っていたら修正する。その修正をするにも基盤となる仕組みがあって初めてできることなのだ。

 

AbemaTVを初めて見た。

視聴者数やコメント数が出たり、放送中に投票して内容が決まる企画があったり、かなり完成度が高くなってきている。

この回はノブコブ吉村が放送中にInstagram Storiesで生放送をするというのもあって、臨場感あふれるコンテンツになっていた。

 

タラレバ娘は面白いですよ。30代女性のリアルって本当に闇に包まれているので、もっと可視化してほしい。酔っ払った榮倉奈々の可愛さが異常。

 

あんまり書くとネタバレになっちゃうんですが、新シーズンでは手嶋さんが新しい役割になっていく。才能なきものの戦う姿っていいですよね。

 

属人化の問題。引き継ぎできないとか、一番優秀な人がやめて業務が破綻するとか。

この問題の一つがメールだと思っていて、メールは新しく入った人は過去の情報を見ることができない。知見を貯めていくものとして、グループウェアが必要となっていくんだと思う。

 

男と女で干物になっていくプロセスが違うんだなと感じた。女性は同性の友達との時間が増えるのに対して、男性は趣味や自分の時間に没頭して一人の時間が増えていくんじゃないか?だとしたらまぁ巡り会うことはないよね。困った問題。

 

ものすごい当たり前だけど、他人の行動を意思によって制御することはできない。

自分の行動のみに集中するという意味でも、タスク管理は有効であるという例。

全てを自分の行動に落とし込んで見る。

 

これほんと無駄だと思うんですよ。メモとってパソコンに転記して共有してっていうの。基本的には少しでも関係ある情報は流れてくる仕組みを作って、取捨選択は個人に任せるべきだと思うんですよ。情報格差が生まれないためにも。

メールが来すぎるのが嫌という人は、メールでGTDする方法を身につけたほうが良い。

私は全てのメールは来てすぐ「何をすべきか?」を見極めるようにしていて、

すぐ返せるものはすぐ返すし、アクションが必要なものは返信→Next Actionフォルダに移動

会議とかある特定の日に参照したい情報はScheduledフォルダへ

後から見そうなものはReference

その他参考程度のものはアーカイブへ。大体のメーラーにはアーカイブするためのショートカットが用意されてるはずなので、もっとこれが広まってほしい。ちなみにOutlook Web版はEでアーカイブ

 

喫煙者ばっかり休んでみたいな記事。休み時間とか制御されるものじゃない。

最終的に成果を出すための手段の一つが休憩なので、個人で判断すべき。

少なくともホワイトカラーはそうでしょう。タバコ吸いながらタスク洗い出したり、調べ物したりしてるよ。

 

こういう話は本当に大企業がやらないと変わらなくて、それこそ政府がやれば全て簡単に変わると思う。クールビズみたいに。

議員の中から生産性向上についてちゃんと話せる人が出て来たら面白いね。

電話は悪だとはっきりいってほしい。

 

ここしっかりできると仕事ももっと楽しくなるし、できる仕事も増えていくと思うんですよね。意外とあれやらなきゃこれやらなきゃでつまづいてる人が多いと思うので、会得してしまえば実は結構役に立つ。

約束を守る、決められた期間を守る、細かい点まで配慮できるみたいなのは信頼を獲得する方法なので、粛々とやるべきことこなせるところを周囲に見せるためにも、完璧に管理するスタンスでいいと思う。

 

最近のMicroSoftの動きには本当に期待してる。使って見ると仕様ひどかったりするけど。

日本の企業の4分の1がOffice 365を導入してるらしく、ここをうまく使えれば日本の生産性は上がると思う。YammerやMicroSoft Teamsも、使ってる企業が増えれば日本に合った仕様になっていくかと。

ワールドカップ48枠シュミレーション

ただ以下のページからFIFAランク順にシュミレーションしただけ。

 

http://soccer-foot.com/fifaranking/

 

ヨーロッパ16枠

ドイツ、ベルギー、フランス、ポルトガル

スペイン、スイス、ウェールズイングランド

クロアチアポーランド、イタリア、アイスランド

オランダ、アイルランド、トルコ、スロバキア

 

北中米6.5枠

コスタリカ、メキシコ、アメリカ、パナマ

ハイチ、ホンジュラス

(ジャマイカ)

 

南米6.5枠

アルゼンチン、ブラジル、チリ、コロンビア

ウルグアイ、ペルー

エクアドル

 

アフリカ9.5枠

セネガルコートジボワールチュニジア、エジプト

アルジェリア、コンゴ、ブルキナファソ、ナイジェリア

ガーナ

(モロッコ)

 

オセアニア1枠

キャラソー

 

アジア8.5枠

イラン、韓国、日本、オーストラリア

サウジアラビアウズベキスタンUAE、中国

カタール

 

※キャラソーどこだよ感がすごいので、仮にオーストラリアがオセアニアに戻ったらシリアがプレーオフ

 

書き出してみたらそんなに悪くも無いと思う。でも40枠で良かったかなー

ここに無い国がきたらそれは一般的に上だと見られる国を倒してきたってことで楽しみ。

 

南米は全部で10ヶ国しか無いみたいなので、これ以上増やせないってのが現状か。

 

UAEのアブドゥルラフマンとか、アイスランドシグルズソン、ナイジェリアのイウォビ、アイルランドのウォルターズなんかが見れそう。

 

日本は出て当たり前。10年後だから、U-19世代中心に久保くんとかかな。わかんない。

最終予選で選手育てながら戦えるのはいいんじゃないですか。

 

そんな感じ